Tausta Toiminta Kykylaaksossa Yleisiä Odoo-käyttöohjeita Ensikirjautuminen ja salasanan valinta Opiskelijan prosessi

Tausta

Kykylaakso on innovatiivinen kasvukeskus, joka tarjoaa yrityksille kilpailukykyiset puitteet liiketoiminnan rakentamiselle – monen yrityksen menestystarina onkin alkanut juuri Kykylaaksosta.

Kykylaaksossa toimii joukko opiskelijoiden hallinnoimia oppiyrityksiä sekä peruspalveluja tuottavia tukiyrityksiä. Vakiintuneeksi tavarantoimittajaksi (tukkuriksi) kaupungin yrityksille on valikoitunut Hanki Express Oyj. Oppiyritysten on mahdollista tehdä hankintoja suoraa tukkurin verkkokaupassa. Valtakunnallinen Ainopankki tarjoaa kattavat pankkipalvelut kaikille yrityksille. Verokarhu ja Tulorekisteri huolehtivat viranomaispalveluiden saatavuudesta.

Osoitteesta https://kaupunki.kykylaakso.fi/ löytyvät Kykylaakson web-sivut joista pääsee näkemään siellä toimivien yritysten esittelyt sekä asioimaan heidän kanssaan.

Toiminta Kykylaaksossa

Kaikki uudet oppiyritykset saavat käyttöönsä Kykylaakso työkaluja.
Firman jäsenille on luotu järjestelmään henkilökohtaiset tunnukset, jotka lähetetään sähköpostitse.

Odoo-toiminnanohjausjärjestelmään kirjaudutaan osoitteessa https://odoo.kykylaakso.fi

Kirjautuminen Ainopankkiin osoitteessa https://palvelut.kykylaakso.fi/ainopankki 

Kirjautuminen Verokarhuun osoitteessa https://palvelut.kykylaakso.fi/verokarhu 

Kirjautuminen Tulorekisteriin osoitteessa https://palvelut.kykylaakso.fi/tulorekisteri 

Hanki verkkokauppaan kirjaudutaan yrityskohtaisilla tunnuksilla, jotka lähetetään sähköpostitse.

Kirjautuminen Hanki-verkkokauppaan osoitteessa https://hanki.kykylaakso.fi

Yleisiä Odoo-käyttöohjeita

  • Manuaalissa on esitetty perusprosessi, miten yksittäinen kauppa viedään alusta loppuun työvaihe vaiheelta Odoo-järjestelmässä. Perustamistoimet (esim. asiakas ja tuote) tehdään vain kerran ja jatkossa järjestelmä antaa ehdotuksia perustuen järjestelmästä löytyviin tietoihin.
  • Odoossa on vasemmassa yläkulmassa päävalikko, josta siirrytään eri
    toimintoihin. Manuaalissa on kerrottu polku mistä jokin toiminto löytyy. 
  • Järjestelmä tallentaa tietoja ajantasaisesti, mutta voit myös tehdä manuaalisen tallennuksen yläpalkin alta pilvi-merkistä. Tallentamattoman muutoksen voi perua viereisestä merkistä. 
  • Oppiyrityksen kaikki ostot / myynnit / laskutus tapahtuu Odoon kautta – ei ole tarpeen tehdä tarjouksia tai laskuja manuaalisesti. Tietoja ei myöskään ole syytä keksiä vaan tulee käyttää yritysten oikeita osoitteita, Y-tunnuksia jne. jotta käyttö on mahdollisimman sujuvaa.
  • Käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa ota yhteyttä hallinnoijaan ellei ohjeista ole apua.

Ensikirjautuminen ja salasanan valinta

 Olet saanut sähköpostiin kutsun Odoo ERP -järjestelmään. Siellä olevalla linkillä pääset valitsemaan itsellesi salasanan, käyttäjätunnus on sama kuin sähköpostiosoitteesi. Sama valitsemasi salasana toimii myös Kykylaakson palveluissa (Ainopankki, Tulorekisteri ja Verokarhu). 

Jos unohdat salasanasi, tai sitä tarvitsee muuten muuttaa, Odoon sisäänkirjautumissivulla on "Unohtunut salasana" -linkki jonka kautta voit antaa sähköpostiosoitteesi ja saat linkin salasanan nollaamista varten.

Opiskelijan prosessi

Toiminnanohjausjärjestelmää käytetään yrityksen perusliiketoimintaprosessien hallinnointiin. Näitä prosesseja ovat mm. CRM, ostaminen, varastointi, myynti, laskutus sekä reskontranhoito. Kirjanpito tehdään erillisellä kirjanpito-ohjelmistolla, johon materiaali (tositteet, laskut) saadaan liiketoiminnasta.

Oppiyrityksen tehtävät voidaan jakaa kolmelle vastuuroolille:

Jaottelusta huolimatta on tärkeää, että oppiyrityksen sisäinen kommunikaatio toimii vastuuroolien välillä. Jokainen vastaa omista tehtävistään ja pitää muut tilanteen tasalla. Kaikkien oppiyrityksen työntekijöiden pitää tietää, missä mennään. 


(täydentyy myöhemmin prosessikaaviolla)