Osto-toiminnot

Kun asiakas on hyväksynyt tarjouksen niin prosessi etenee hankintaan. Päävalikosta Varasto – Tuotteet – Tuotteet voi tarkastella tuotteiden saatavuutta omassa varastossa. Mikäli tuotteita ei siellä ole niin tulee tehdä ostotilaus.

Ostaminen 

Ostaminen: yritys hankkii käyttöönsä tuotteita ja palveluita 

• jälleenmyyntiin, jolloin tuotteista tehdään tilaukset ja ne varastoidaan toiminnanohjausjärjestelmään
• yrityksen omaan käyttöön, jolloin tuotteita ei varastoida mutta kirjataan yrityksen tietoon ostolaskuina (esimerkkinä peruspalvelut ja koneet / laitteet)
  

HUOM! Mikäli tuotteita tilataan toiselta oppiyritykseltä, sen tiedot tulee olla lisättynä yhteystietoihin.

Ostaminen jälleenmyyntiin

Ostaminen jälleenmyyntiin tarkoittaa ostotoimintaa, jossa tuotteita hankitaan myytäväksi edelleen asiakkaille. Tuotteita voidaan tilata valmiiksi varastoon odottamaan asiakaskysyntää tai vasta silloin, kun asiakas haluaa ostaa niitä yritykseltä. Jälleenmyytävät tuotteet kulkevat aina varaston kautta.

Peruspalveluiden hankinta

Hanki Expressin Peruspalvelut -tuoteryhmässä on hankittavissa Kykylaakson tarjoamia peruspalveluita liiketoiminnan mahdollistamiseen. Palveluiden hankkiminen tapahtuu helposti verkkokaupassa, josta ostotapahtuman jälkeen saatte sopimuksen sähköpostiin. Laskutus tapahtuu myöhemmin. Samalla ostotapahtumalla voi olla useamman eri palveluntarjoajan tuotteita ja saatte silti niistä erilliset sopimukset ja laskut.

Tarkemmat tiedot palveluiden tarjoajista ja tuotteista löytyy https://kaupunki.kykylaakso.fi/ 

Tuotteiden tilaaminen verkkokaupasta

Hanki Oy:n verkkokauppa löytyy osoitteesta https://hanki.kykylaakso.fi 

Verkkokaupasta tilataan sekä tuotteita jälleenmyyntiin että hankitaan erilaiset peruspalvelut kuten vuokra- sähkö- ja tietoliikennesopimukset. Peruspalveluista syntyy sopimukset ja laskutus tapahtuu kuukausittain.

Verkkokauppaan kirjaudutaan yrityskohtaisilla tunnuksilla, joiden käyttäjätunnuksena on yrityksen sähköposti (gmail-osoite). Kaikki yrityksen käyttäjät kirjautuvat verkkokauppaan samoilla tunnuksilla. 

Ensikirjautuminen tapahtuu samalla tavalla kuin tavallistenkin Odoo-tunnusten kohdalla, seuraamalla kutsulinkkiä ja valitsemalla tunnukselle salasana. Jakakaa tämä salasana yrityksen sisällä. 

Verkkokaupassa on mahdollista selailla kaikkia tuotteita, mutta vain kirjautuneena voi tehdä tilauksia – kirjautuminen tapahtuu oikeasta ylänurkasta:

Kirjautuneena oman nimen kohdalta löytyy valikko, josta pääsee tarkastelemaan yrityksen verkkokauppatiliä - mm. Tehtyjä ostotilauksia ja Laskuja.

Kun olet kirjautunut, verkkokaupasta pystyy ostamaan sekä Peruspalvelut –tuoteryhmän tuotteita, että niiden tuoteryhmien tuotteita, joihin olette tehneet tukkurialennus pyynnön. Muiden tuoteryhmien tuotteita pystyy vain selaamaan. Verkkokaupan vasemmassa valikossa voi rajata tuotteita tuotekategorian mukaan. 

Niillä tuotteilla, joilla on alennus, alennettu hinta näkyy suoraan verkkokaupan tuotetiedoissa: 

Tuotteen lisääminen koriin tehdään valitsemalla tuote selailunäkymästä ja lisäämällä se ostoskoriin tuotekortilta - voit lisätä useita kappaleita painamalla painiketta uudestaan:

Kun olet saanut ostokset valmiiksi, klikkaa ylävalikosta ostoskori-ikonia: 

Tarkasta tilaus ja klikkaa Proceed to Checkout tai Process Checkout:  

Seuraavassa ruudussa on tarjolla vain yksi maksutapa, Lasku – klikkaa Tilaa - tämän jälkeen saat vahvistuksen tilauksen onnistumisesta.
 

Yrityksen sähköpostiin tulee myös vahvistus ja lasku tilatuista tuotteista tai palveluista (sopimuskopio). Laskulta löytyy tarkemmat, maksutiedot tilinumero ja viite.

Ostotilauksen käsittely

Päävalikosta Ostot – Tarjouspyynnöt – UUSI pääsee tekemään uuden ostotarjouspyynnön eli tekemään omaan järjestelmään toimintoja saadakseen tuotteita varastoon ja myydäkseen niitä eteenpäin.

Tarvittavat tiedot tarjouspyynnölle löytyvät verkkokauppatilauksesta tulleesta laskusta tai vastaavasti toiselta oppiyritykseltä tilattaessa esimerkiksi heidän verkkosivuiltaan.
Huolehdi ainakin Toimittaja, tuote / tuotteet, määrä, yksikköhinta, verot oikein. Sen jälkeen voit painaa yläreunasta Vahvista tilaus. Näin Tarjouspyyntö muuttuu Ostotilaukseksi ja vahvistaminen luo vastaanoton, joka on ensimmäinen vaihe varastointiin.

 Syntyneen Tarjouspyynnön voi nyt lähettää toiselle oppiyritykselle.

Kun lasku tilatuista tuotteista on saapunut (Hanki verkkokauppa), voidaan Ostotilauksen käsittelyä jatkaa valitsemalla Luo Ostolasku. Lisää laskupäivä ja vahvista ostolasku. Liitä pdf-lasku liitteeksi klemmarin kuvasta (kuvakaappaus). Sen jälkeen voidaan jatkaa Tuotteen vastaanotto ja vahvistaa tämä. Mikäli ostolasku puuttuu, niin järjestelmä herjaa sitä.

(Lisää kuvakaappaus että käsitellään edelleen Ostotilausta ja siellä tehdään Luo ostolasku)

Peruspalveluiden ja omaan käyttöön ostaminen

Kun ostetaan peruspalveluita tai tuotteita omaan käyttöön, niin ostojen käsittely Odoossa on hieman yksinkertaisempaa. Näistä tilauksista ei tarvitse tehdä tarjouspyyntöä, jonka voisi muuttaa ostotilaukseksi ja sitä kautta ostolaskuksi, joten järjestelmään tehdään pelkkä ostolasku. 

 Päävalikosta valitaan Laskutus – Toimittajat – Laskut - UUSI

Manuaalisesti tehtävälle ostolaskulle ei tarvitse merkitä tuotteita, mutta siellä tulee olla Toimittaja, Otsikko, Määrä, Hinta ja Verot jonka jälkeen ostolaskun voi vahvistaa. Liitä pdf-lasku liitteeksi klemmarin kuvasta (kuvakaappaus).

Näin ostosta siirtyy tieto yrityksen sisäiseen järjestelmään.